全自動で振り分けられる快感をぜひ
毎日大量にメールが届く方にとって、メールの整理に時間を食われているという方は少なくないでしょう。そんなあなたに、『Gmail』の「ラベル」機能をご提案したいと思います。
この「ラベル」機能は、うまく使えば全自動でメールを整理してくれます。後でメールを見返すのが、格段に楽になりますよ。
しかしこの「ラベル」機能、最初に設定するのが少々面倒です。また、他のメールソフトによくある「フォルダ」と異なった作りですので、よくわからないという方もいらっしゃるはず。
そこで今回は、「ラベル」機能の使い方について、簡単に解説したいと思います。ズラッと並んでいるだけだったメール欄が、生まれ変わりますよ。
「ラベル」と「フォルダ」の違い
まず最初に、「ラベル」機能とは何なのかご紹介します。そのためには、「フォルダ」との違いを理解するのが分かりやすいでしょう。
「フォルダ」は、分類ごとに作成したフォルダにメールを分けていくシステムです。一方「ラベル」は、並んだメールにラベルを付けていきます。
図で表してみましたので、わたくしが作成した芸術的な下図をご覧ください。
芸術的すぎて理解できないかもしれませんが、つまりはこういうことです。
「ラベル」の種類
この「ラベル」付けには、さまざまな条件を割り振ることができます。例えば送・受信者であったり、キーワード一致や、添付ファイルの有無なんてのも条件にできます。
そして、受信したメールに自動的にラベルを付ける機能を使うことで、全自動でのメール整理が可能になります。
自動で「ラベル」を付ける
では、自動でラベルを付ける設定をしていきましょう今回は、家族から届いたメールに、「家族」というラベルを自動でつけるという設定で進めていきます。
なお、以下の設定は、基本的にパソコンからのみできる点にご注意ください。
ラベルの作成
設定方法はいくつかあるのですが、まずは最初にラベルを作成してみましょう。画面左の「開く」ボタン→「新しいラベルを作成」とクリックしましょう。
ラベル名に、「家族」と入れます。
「次のラベルの下にネスト」の欄は、気にしないでOKです。これはフォルダでいうと、フォルダの中にフォルダを作る設定に当たります。
ラベルを作成すると、画面左に「家族」ラベルができました。
ラベルを付ける
ラベルができましたので、続いて自動でラベルを割り振る設定をしていきます。家族から届いたメールを1つ開いてください。
メール本文画面で、上部にある「その他」ボタン→「メールの自動振り分け設定」とクリックします。
「from」に家族のメールアドレスが入っているのを確認し、「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。
「ラベルを選択」→「家族」と選択すればOK。
最後に「フィルタを作成」をクリックすれば完了です。横にある「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れると、過去のメールにもラベルが適用されますよ。
これで、メールの一覧画面で「家族」ラベルをクリックすると、先ほど登録したアドレスのメールだけが一覧に表示されるようになりました。
これ以降、届いたメールが条件に当てはまっていれば、自動的にラベルが振られていきます。手動で整理する必要は、一切ありあせん。
あとは、家族全員のメールで同じ操作をすればOK。1つのラベルには複数の条件を設定できますので、何人でも増やせますよ。逆に、1つのメールに複数のラベルを設定することもできます。
また、「友達」「仕事」などラベルを増やしていけば、もっと便利に使えるようになっていきます。1クリックで、さまざまな条件で表示できるというわけです。
なお、もっと多人数をまとめて設定する方法もありますが、少し複雑なのでここでは割愛させていただきます。
スマホで見る
ラベルの作成やラベル付けの条件はパソコンからしかできませんが、ラベルを見ることはスマホからでもできます。
ラベル自体の見やすさは、スマホのほうが上かもしれません。
以上、ラベル付けの基本を解説してまいりました。ラベルは細かい設定が多岐にわたりますので、慣れればどんどん便利に使えるようになっていきます。
また、以前ご紹介いたしました、「アーカイブ」機能（詳しくはこちら）と組み合わせると、もっと便利になります。ここでご紹介した使い方は基礎中の基礎ですので、いろいろ工夫してみてくださいね。
Photo by Thinkstock/Getty Images
（コンタケ）
