みなさんは仕事で、次のような表現をしていませんか？ 「すぐに資料が必要なの。プリントアウトしておいて」。実はこれ、とてもわかりにくいんです！ 仕事をする上で、非効率的でもあります。
なぜなら、相手に「すぐっていつですか？ 他にも用件を抱えてるんですが......」と考えてさせてしまうからです。今回は、勘違いを防ぎ、仕事を効率的にするコミュニケーション術をご紹介します。
■ 気づかないうちに使っている「曖昧な表現」
会話の中の曖昧な表現は、仕事を非効率的にしますし、勘違いを生んでしまいます。たとえば「すぐに用意して」「待ち合わせは夕方にしよう」など。
まず、「すぐ」とはいつでしょうか？ 5分後を指している場合や、15分、あるいは30分の余裕があるのかもしれません。「すぐ」のひと言では伝わりにくいですね。「すぐに用意して」と言われた相手は、他に、すぐにしなくてはならない用件を持っているかもしれません。その場合、どちらの「すぐ」に緊急性があるのか、優先順位をつけなければいけません。当然、緊急なものから処理したいはずです。
たとえば出社直後に上司Aさんは「あの資料、すぐにまとめて持ってきて」と部下のBさんに伝えました。待っても資料は届きません。Bさんは、コピーをする様子もなく、パソコンに向かっています。Aさんが「すぐに持ってきてって言ったの、伝わってないの？」とBさんに問うと「すみません、午後の会議に必要だと思っていたので、まだ時間があると思っていました」とのこと......。
そうなんです！ 「すぐ」だけでは、何分後に必要なのかわかりません。この場合、Bさんの勘違いだけを責めるわけにはいきません。Aさんの資料以外に、優先すべき用件を持っているのかもしれないからです。
上記の場合、Aさんが「10分後に用意して」などと数字を入れれば解決できます。何を優先するのか、時間が見えていれば効率的ですし、このような勘違いも防げます。
■ ポイントは会話に「数字」を入れること
さらに、私の失敗談もご紹介します。「明日の待ち合わせは夕方でお願いします！」とAさんと約束しました。私は、4時半には支度を終えて、5時に待ち合わせ場所に着く予定です。「今出ました！」という確認の電話をAさんにすると「えっ、6時集合でしょ。夕方って言ったじゃない」と......。
人によって、「夕方」の解釈って違うんですよね。6時を夕方と思う人もいれば、5時以降は夕方という人もいます。もしも「夕方5時集合」とはっきりと数字（時間）を会話に入れていれば、勘違いは防げました。1時間のタイムロス。1時間あれば、原稿が書けた......と恨めしく思っても仕方ありませんよね。
■ 具体的な質問で勘違い回避
もしもあなたが「夕方の待ち合わせね」と言われた場合には、まず「夕方って何時？」と質問しましょう。「そっか、夕方ね。オッケー」と、追求せずに会話を終えてしまうと、夕方になって「勘違い」に気付くことになるかもしれません。
また「後で電話するね」と言われたら、「後って何時？」と聞き返すのもおすすめします。相手にもあなたにも、予定が入っていない時間に、的確に電話できる方が効率的ですよね！ 具体的な時間を確認しておけば、「後で電話するって言ったのに電話に出てくれなかった......」というすれ違いも防げます。
相手の時間も自分の時間も大切にするという意味でも、曖昧な表現を止めて、具体的な数字を入れるよう、気をつけてみてはいかがでしょうか？
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（文／岡田愛香）
