仕事で使う連絡手段のメインが電話からEメールに代わったという人も多いかもしれません。
でも、文面のみでコミュニケーションしなければならないメールは手軽な分、難しさもあります。今回は兄弟サイト「ライフハッカー［日本版］」から、すぐに使えるビジネスメールのコツをご紹介します。
■忙しい人にメールを読んでもらうためのポイント
社会的地位が高かったり、影響力が強かったりする人というのは、大抵は非常に多忙なものです。そんな人にどうしても読んでほしいメールを書くときには、こんな3つのポイントをふまえると良いそうです。
・「誰が」「何を」「なぜ」がすぐにわかるよう簡潔に。その他の雑談や前置きは省く。
・メールのタイトルはできるだけ要件がはっきりわかるものにし、返信にかかる時間を推測できるようにすれば理想的。
・メールマガジンのように画像やファイルをたくさん添付したりするのは、忙しい人には迷惑なだけ。プレーンなメールをこころがける。
■失礼で腹が立つメールへの返信方法
感じの悪い失礼なメールを受け取った時の対処法は、怒りに飲まれないことだそうです。
・すぐに返信しない。冷静になる間を置く。・返信の文章はできるだけ丁寧に書く。定型文を使ってもOK。
・冷静な第三者に意見を聞く。
「あなたまで怒りに任せてしまえば、相手の無礼さに正当性を与えてしまいます」とのことで、とにかく自分は相手のペースに飲まれず、冷静であることが大切だそうです。また、事が済んだらできるだけ早く忘れる、というのもポイントだそう。
■「ありがとう」返信メールは必要？
何かメールを受け取った時、それに「ありがとう」という簡単な返信をするかどうか迷うこともありますよね。でもこれは「したほうが良い」とのこと。
なぜならそれは「送信者から始まったコミュニケーションを一旦完了させること」になるからであり、さらに「『ありがとう』と言うことは、相手の行動や思いやり、意図、努力などを認めるだけではなく、その人自身を承認する行為でも」あるからなのだそうです。
どんなメールの作法も、まず「相手の立場や気持ちをを考える」ことから始まるんですね。ビジネスの場であっても、他者への想像力を豊かに持つことは重要なのかもしれません。
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（文／編集部・吉川）
