メール整理のための、超便利機能です
Gmailにある、「アーカイブ」という機能をご存知でしょうか。機能の存在は知っていても、使ったことがない、使い方が分からないという方も多いかと思います。
目立つ所に大きめなボタンが配置されている割に、知名度の低い「アーカイブ」機能。試しに押してみたらメールがどこかに消えた...という、苦い思い出のある方もいらっしゃるかもしれません。
しかし実はこれ、使いこなせばとても便利です。ただ、説明が長～いヘルプにしか書かれていませんし、ヘルプ自体も今ひとつ分かりにくいですよね。
そこで今回は、この「アーカイブ」の正体と使い方について解説したいと思います。ぜひ使いこなして、メールボックスをキレイに整理しましょう。
「アーカイブ」の基本
まずは、最も基本的な部分。「アーカイブ」されたメールは、どこに行くのでしょうか。
「アーカイブ」したメールは、受信ボックスにも、ゴミ箱の中にもありません。これが、「メールが消えた」と勘違いされてしまう原因です。
しかし、実際にはメールは消えていません。ちゃんと残っています。
では、一体どこに行ってしまったのでしょうか。
「アーカイブ」したメールの場所
「アーカイブ」したメールは、「すべてのメール」という場所で見つけることができます。スマホ版なら「受信トレイ」と「ゴミ箱」の間にあるはずです。
パソコンのブラウザで見ている場合はちょっと分かりにくく、一番下にある「開く」をクリックすると出てきます。
ここには受信トレイにあるメールと、「アーカイブ」したメールが表示されます。ゴミ箱と迷惑メールは表示されません。
過去に間違えてアーカイブしてメールが消えてしまったという方は、ここを確認してみてください。
「アーカイブ」したメールだけを表示する方法
「すべてのメール」では、「受信トレイ」にあるメールと「アーカイブ」したメールのすべてが表示されてしまいます。「アーカイブ」したメールだけを表示することはできないのでしょうか。
残念ながら、「基本的には」アーカイブメールだけを表示することはできないようになっています。しかし、方法が全くないというわけでもありません。
やり方は、画面上部にある検索ボックスに、「-in:inbox」と入力して検索すればOK。
...が、まあちょっとメンドウですよね。どうしてもアーカイブメールだけを表示したい、という時にご利用ください。
何に使う？
さて、ではこの「アーカイブ」は、一体何に使うのでしょうか。それはズバリ、メールの整理です。
「多分もう読まないけど、もしかしたらあとで必要になるかもしれないメール」って、大量にありますよね。受信ボックスに残っているとジャマですが、削除するのもちょっと心配。
そんな時に、「アーカイブ」が役に立ちます。受信ボックスからは見えなくなりますが、「すべてのメール」に残っていますし、検索でも出てきますよ。
削除するか微妙なメールが見えなくなることで、受信ボックスに重要なメールだけを残しておくことができるわけです。大事なメールはそのまま受信ボックス、明らかに不要なメールは削除、迷ったメールはアーカイブ、といった感じで分けるいいかもしれません。
また、一年以上経ったようなメールは、全部アーカイブしてしまってもいいでしょう。どうせそんな古いメール、検索しないと見つけられませんし。
ムダなメールが溜まりすぎているという方は、ぜひ試してみてください。
メールを「アーカイブ」する
さて、アーカイブしたメールがどこに行くのかと、その使い道がわかりましたので、これで安心して機能が使えます。最後に、実際に「アーカイブ」してみましょう。
読んだメールをアーカイブ
基本的な使い方は、メール本文を読んでいるときに上に出るボタンを押せばOKです。スマホ・パソコン共通で使えます。
まとめてアーカイブ
複数まとめて「アーカイブ」したい場合は、受信ボックスでメールを長押ししましょう。チェックマークがついていき、上にチェックマークを付けたメールに対する操作ボタンが出ますので、アーカイブマークを押して完了。
パソコンの場合は、長押しではなくチェックボックスにチェックを入れていけば同じことができます。
スワイプでアーカイブ
また、スマホだけの操作として、メールを左右にスワイプすることでアーカイブに送るということもできますよ。
読んだ後、「このメールはもう読まないな」と思ったら、スワイプしてどんどんアーカイブ化していくと高効率です。
以上、「アーカイブ」について解説してきました。本当は、「ラベル」という機能と組み合わせて使うと、さらに便利になるのですが、それはまたの機会に。
うまく活用して、メール整理に役立ててみてくださいね。
（コンタケ）
