仕事上で使うメールは、もちろん簡潔に用件がわかりやすいことが鉄則ですが、お礼を伝えるメールや、やりとりの中で気持ちを伝えたい場合は、お互いに顔が見えないツールな分、定型文のありきたりな言葉では気持ちが伝わらないように思います。また、ビジネスだからといって常に無味乾燥なメールだけを送る人になるのも避けたいところ。
メールの文章の印象を和らげる手として、"大和言葉"を用いるという方法があります。ご存知のとおり大和言葉とは中国語をはじめとする外来語が入ってくる前からある、生粋の日本固有の言葉のこと。厳密にすべての言葉を分けていくのは難しいのですが、大和言葉の中でも美しい響きを持つ言葉というのは、自然と私たちの耳にも印象に残って聞こえるのです。
マイナスなイメージを軽減たとえば、ビジネスシーンで多用する「すみません」という言葉。ひとつのメールの中で「遅くなりましてすみません」「お忙しいところすみません」「すみませんが、よろしくお願いします」など、繰り返し使用することも多々あります。でも、あんまり何回も同じ言葉を繰り返すのは日本語の文章としても美しくないので、例えばその中のひとつを「恐れ入ります」という大和言葉に置き換えてみると、それだけでちょっと印象が変わります。
相手の要望に対して断りを入れなければいけない場合も、「無理です」「○○はできません」と答えるよりも、大和言葉を使って「○○いたしかねます」と書き記すと、バッサリ感がやわらぐのではないかと思います。
よりスマートな印象に他にも、ビジネスシーンに限らず会話の中でもよく使える便利な言葉としては「おおむね」という表現があります。ご存知のように「だいたい」とか「ほぼ」という意味の言葉ですが、これがなかなかスマートな印象を与えるのです。「明日の準備もだいだい整いまして」と言うのと、「明日の準備もおおむね整いまして」と報告するのとでは響きが全然異なります。「おおむね」を使ったほうがずっと知的な響きになると思いませんか？
依頼時にも心配りをまた、私がいつも使う言葉には、「お手すきのときに」と「心待ちにしております」という表現があります。仕事のやりとりでは、相手に確認や返信など何かしらお願いごとをすることが多いので、特に急かす必要がない場合は「お手すきのときで構いませんので」と一言添えるようにしています。何か大切な返事をお願いする場合も「お返事お待ちしております」とするよりも「お返事心待ちにしております」と記すほうが返事の重要度が相手にも伝わると思うのです。
とは言うものの、大和言葉を多用しすぎると、意味合いが曖昧な文章になるのでその点は要注意。わかりやすく情報を提示しながら、どこかに一点気持ちを伝える言葉を添えるというのがスマートなビジネスメールの基本だと思います。忙しいことを言い訳にせず、コミュニケーション上手なメール美人を目指して、メールの文章にちょっとだけ工夫を添えてみたいものです。
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