オフィスがないまま年を越します（ガジェット通信・未来検索ブラジル）

2015/12/24(木) 17:00

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オフィスがないまま年を越します

さてさて、ガジェット通信を運営する未来検索ブラジルのオフィスがなくなっちゃいました、と先日お伝えしましたが、みんな元気でやってます。そしてこの年末からオフィスなしに突入、各自自宅とかカフェとか実家とか旅先とか、各々仕事をやりやすい場所での仕事が始まります。

まさに流浪の会社です。

こうなっちまったのはしょうがないので、オフィスがない場合の工夫など、気づいたところはガジェット通信でお伝えしていきたいと思います。

いつかあなたのオフィスがなくなったら役に立つかもしれません。

まぁ、突然オフィスがなくなるという話をしても「こりゃ面白い」とワクワクそわそわする時点で、未来検索ブラジルという会社はかなり特殊な集団なのであまりみなさんの参考にはならないかもしれませんが…。

前提となるフリーダムな自由勤務スタイル

ちなみに未来検索ブラジルは、関係する人の数は100名ほどになってきていますがもともと半数以上がリモートワークであり、人数でいえば出勤してないメンバーの方が多いです。プログラマーや記者、編集者、コニュニティ監視の仕事などはもともと出勤せず自宅でもできる形になっています。ただ、僕達はゲーム実況など映像の仕事も手がけていますので、スタジオやロケ地などの現場にいないと話にならないという仕事も多く存在します。未来検索ブラジルのフリーダムな「自由勤務スタイル」は、これらさまざまな仕事が混在していることが前提でつくられています。映像関連の仕事のスタッフに関して言えば、収録がある日は決められた時に現場へ行きますが、それ以外の日は自分で働く場所や時間を決めることができます。

自分の判断で自分の働き方を自由にデザインできるようになっているのです。

オフィスがない状態を乗り切る方法

オフィスがなくてまず困るのが、モノのやりとりです。データはどこにいてもやりとりできますが、モノは紙一枚でも取りに行くか送ってもらうしかありません。情報のやりとりからできるだけ紙を排除します。

FAXはインターネットFAXを利用

FAXは、言ってしまえば相手の都合で勝手に印刷される遠隔プリンターのようなものです。印刷されてしまうと印刷されたものをそこまで取りに行かなければなりません。それではめちゃ不便なので、未来検索ブラジルの場合、インターネットFAXサービスを使っています。ご存知の方も多いと思いますが、これは受信したFAXをすべてPDFにしてメール添付で送ってくれるものです。こちらからのFAX送信も簡単で、PDFやワード文書をメールに添付して送るだけ。FAXを使う人自体減ってきているようですが、やはり会社だとFAXでの送受信を求められる場合がありますので、こういうサービスを使うと便利です。ガジェット通信編集部ではeFAXというサービスを使っていたのでFAXに関しては何も考えず、そのままで大丈夫そうです。

郵便や宅配

さらにオフィスの場合はたくさんの郵便や宅配が届きます。これをさばくうまい方法は今のところなくて、誰かが一旦受けとって、分類して、それぞれのメンバーにメールやチャットで知らせるという作業が発生してしまいます。そして、荷物を受け取るにはどうしても場所が必要ですので荷物を一時的に置く場所を設定する必要があります。

荷物をまとめて受け取ってくれて、それをスタッフごとにいい感じに転送してくれるサービス、なんてのがあればいいんでしょうけど。

とりあえず荷物は全部転送してもらえばいいと思ってたのですが、宅配便の場合、ヤマト運輸さん以外は転送ができないようです。また、ヤマトさんでも法人の場合はサービスにばらつきがあるようです。郵便局の場合、引っ越したら転送してくれるってのはみなさん知っていると思いますが、宅配の場合は各社サービスにばらつきがあり、これを知らなかったので、あせりました。

郵便局
https://welcometown.post.japanpost.jp/etn/
ヤマト運輸
http://www.kuronekoyamato.co.jp/webservice_guide/tenkyo_off.html
佐川急便：転送不可
西濃運輸：転送不可
福山通運：転送不可

結局のところ宅配に関しては転送に頼るのではなく、送り主にあらかじめ荷物を送ってもらう場所を知らせておいて、そちらに送ってもらうしかないようです。

仕事上のコミュニケーション

未来検索ブラジルの場合、普段の連絡はメール(メーリングリスト)かチャットです。チャットはリアルタイムなやりとり。メーリングリストはリアルタイムではない、非同期なやりとりが必要な場合に使います。チャットでのコミュニケーションのみにしてしまうと、時間を合わせる必要があります。これだと完全な自由勤務にすることができません。特に未来検索ブラジルの場合はさまざまな仕事が混在していますから、チャットだけに限定すると、そのコミュニケーションに参加できる人とできない人で差が出てしまいます。これを解決するには、リアルタイムなチャットに加え、メーリングリストや掲示板など、時間を合わせる必要がないコミュニケーション手段もうまく組み合わせていく必要があります。

内部でのやりとりではチャットが多くなってきていますが、外部とのやりとりは一部例外はあるもののメールが主です。お互いに時間を合わせて、関係者揃ってコミュニケーションできるのであればチャットでもよいのでしょうが、外部の方との環境を合わせるのが難しいので、一部を除いて外部の方でも関係が密になってくれば可能ですが、オンラインでも時間を合わせて集まってもらうのはるのはなかなか難しいです。

携帯電話

未来検索ブラジルの場合、もともと電話をコミュニケーションの主軸においていないのですが、外部とのやりとりの場合は、携帯電話を一部使ってます。また、緊急連絡時は携帯電話に直接連絡する場合があります。リモートワークだと、回線状況等によっては、オフラインで作業している場合もあるかもしれません。ですので、緊急連絡する必要がある人には会社支給の携帯電話を持ってもらっています。

オフィスの固定電話

オフィスの固定電話（代表電話など）に関しても、積極的には使ってないのですが、外部とのやりとり、特に代理店さんや営業の方などはメールでの連絡をお願いしても電話をかけてくることが多いです。ガジェット通信編集部の場合、特に多いのがプレスリリースの内容を記事として採り上げて欲しいという依頼ですが、実際のところ電話をもらったから採り上げるということはありません。そんなわけで未来検索ブラジルは電話代行を導入しています。最近の電話代行は、電話の転送だけではなく、伝言の内容をメールにして送ってくれるサービスがあります。未来検索ブラジルの場合、オフィスがない期間は固定電話も使えませんので、すべてメール伝言にして対応することにしました。

電話をコミュニケーションの主軸にしないのは、電話を受けられるオフィスの人と、リモートワークの人との間に情報の差が生まれるからです。しかし電話の内容を受けてテキスト化し、メールで送ってくれるこのようなサービスを使えば、メールをメーリングリストに転送することでリモートワークの人とも共有が容易で情報の差がなくなります。

リモート会議

オフィスがなくなっちゃったのでしばらくは会議室もありません。ただ、未来検索ブラジルでは実際に集まっての会議はあまりやっておらず、例えばガジェット通信ではまったくリアル会議をやっていません。多い部門でも週に1回でしょうか。

とはいえ会議そのものをやっていないわけではなくて、社内にあるたくさんのプロジェクトや部門ごとにメーリングリストやチャットグループがつくられており、そこでリモート会議がおこなわれています。ある意味、リモート会議がめちゃくちゃ頻繁に常時おこなわれている状態です。

日時と場所を決めて集まり、その間は拘束されてヒマでも他のことができないというリアル会議は、顔を合わせて話せるという以外はいいところがないので、内部的にはあまり積極的ではないというのが実際のところです。

チャットを活用したリモート会議だと、移動の手間もかかりませんし、その場で記録も残ります。そしてリモート会議の最大の利点は、やろうと思えばいつでもすぐにスタートできるという点です。リアル会議だとそれができず、報告や物事の決定が先延ばしになりがちです。リアル会議で、「ほんで、前回どこまで話をしましたっけ？」というのはよくある光景ですよね。

ただ、外部の方との打合せに関しては相手に合わせる必要があるため、リアル会議室が必要です。オフィスがなくなって会議室もない場合、これで外部の方にご迷惑をかけることとなってしまいます。社外の方との打合せに関しては外部の方のオフィスの会議室を借りるか、こちらでレンタルオフィスなどを毎回準備する必要があります。

とはいえ、まったく顔を合わせないというのもよくないので、チームごとに週に1回ぐらいは顔を合わせて食事をしながら打合せしましょうかという話をしています。

……というわけで、オフィスがなくなるのを目前にしていろいろ考えつつ準備を進めているわけですが、とりあえずはうまくいくんじゃないかと思ってます。我ながらかなり楽観的ですがこれってもともとリモートワークができるようになっている強みですね。とはいえ、実際にオフィスがない状態が続くと問題点など出てくるかもしれません。ひきつづき何か発見などあればこのガジェット通信で報告します。