Excelをキレイに印刷したい時に役立つ5つのテクニック

2015/01/27(火) 19:00

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収支報告書などのデータを苦労してエクセルでまとめてみたところ、数値だけではわかりにくい場合もある。そんなときは、グラフを追加して、わかりやすさを重視した資料に仕上げたい。わかりやすさのキモになるのが、レイアウトだ。それぞれはキレイにできていても、合わせて印刷すると、野暮ったい印象になる場合も多い。ここでは、1枚の用紙に、表とグラフをきれいにレイアウトして、見やすく印象的な書類を作成するためのテクニックと、モノクロで資料を印刷する際のポイントも合わせてご紹介。

1）全体を1ページに収めて印刷
"ファイル"タブを選び、バックステージ画面を呼び出して"印刷"を選択すると印刷プレビューを表示。デフォルト状態では、サイズ調整がされていないため、印刷サイズを変更して1ページに収まるサイズに設定しよう。印刷メニューで"ページを1ページに印刷"を選択。

拡大縮小の設定を変更

↑印刷設定メニューで"拡大縮小なし"を"シート1ページに印刷"に変更。

内容を1ページに収める

↑全体の内容が用紙に収まった。ここから余白やグラフを調整。

2）余白を減らして要素を大きく表示
数値が羅列される書類は、できる限り大きなサイズで印刷したい。余白を極力減らして、印刷範囲として確保しよう。なお、余白の設定ウインドーで"水平"、"垂直"をチェックすると内容を中央に配置できる。

余白を印刷範囲にまわす

↑余白の設定を選び、表示されたメニューから"ユーザー設定の余白"を選択。

余白を極力少なく設定

↑設定ウインドーが出現。余白のサイズを減らして”水平”にチェック。印刷範囲がひと回り大きくなり、より見やすい書類を作成できる。

3）ページレイアウトを調整
＂レイアウトビュー＂を使うと、印刷イメージを確認しつつ、編集を進められる。枠線に合わせて調整するモードにしておけば、グラフどうしのサイズや左右の端を合わせられてキレイに。

グラフサイズ整頓の準備

↑"書式"タブにある"オブジェクトの配置"で"枠線を合わせる"を選んでおく。

ビューを切り替えよう

↑"表示"タブにある"ページレイアウト"を選択して、ビューを切り替える。

印刷範囲に合わせてサイズを調整

↑"ページレイアウト"では印刷範囲を確認しながらサイズを調整できる。枠線に合わせる設定で、サイズをぴったり合わせられる。

4）グラフの配色を見直す
グラフを作成したままの状態だと、全体が白い背景で薄い枠線があるだけ。肝心なプロットエリアの範囲がハッキリせず、印象も薄い。プロットエリアがハッキリと認識できるように、グラフ全体の配色を見直しておこう。

プロットエリアを調整

↑グラフを右クリックして、呼び出したメニューの"塗りつぶし"を選択。グラフ全体に色をつける。

プロットエリアの色を変更

↑プロットエリアを選んで＂塗りつぶし＂を再度実行。背景色とは異なる色を使いプロットエリアを目立たせる。

枠線のデザインを変更

↑グラフエリアの枠線も、色や線の種類を変更。メリハリの利いたデザインに変更する。

文字の位置を変更

↑グラフ要素の配置場所も調整。"凡例"の表示位置をジャマにならない場所へ移動。

プロットエリアを拡大

↑"凡例"を移動して空いたスペースには、プロットエリアを拡大。配置を調整する。

フォントの見直しも済ませて調整完了

↑"グラフタイトル"や"凡例"のフォントサイズを大きくしたり、フォントを変更したりして完成。

5）モノクロ印刷でも一目瞭然
カラープリンターは導入しているものの、普段はモノクロで印刷するという企業は多い。データはカラーで作成しても、出力はモノクロが多いのだ。円グラフの見直し作業は、モノクロ印刷での環境を想定して進めてみよう。

パターンに置き換えて解決

↑グラフの一部分を選択して、右クリック。メニューの"データ要素の書式設定"を選ぶ。

グラフのデザインをカスタマイズ

↑書式設定で"塗りつぶし"を選び、"塗りつぶし（パターン）"を選択。一覧から選ぶ

パターンでグラフを構成しよう

↑グラフの色をすべて"パターン"に置き換えたら、フォントサイズなども調整を実行。グラフの配色をパターンに置き換えて、モノクロ印刷でも境界線を確認できるデザインに仕上げよう。

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