みなさま意見ありがとうございます。
立候補者についての管理者への報告はまとめてメールで送っていただいたほうが良いと考えております。
連絡する人は現在自らやってくれるとコメントして頂いてるPlaneta☆さん（>>401）を推したいとおもいます。

連絡して頂く日時に関しては2パターン想定してます。
A:現在の確定事項として立候補者（セクマネ/サブマネ/書記）を25日中にでも管理者へ連絡をする。もし連絡後に変更（書記が増えるなど）が出た場合はその都度更新連絡をする。
B:書記などの立候補をぎりぎりまで（26日くらいまで？）待ち、以降変更の出ないであろう26または27日などにまとめて連絡をする。
個人的にはAで良いかと思います。